Nevladniško življenje je pisano, pestro, obsega marsikaj. Nevladne organizacije tudi same sebe dojemajo različno – ene so bolj ljubiteljske in delujejo na popolnoma prostovoljni ravni, medtem ko so druge že bolj profesionalizirane, do mere, ko imajo zaposlene. A ne glede na to se lahko zapletejo v številne zanke – nekaj smo jih opredelili in zanje poskušali najti rešitve.
Vodja si naloži preveč
Redko katera organizacija nima izrazitega vodje – obraza, ki jo zastopa in predstavlja povsod. Predsednik ali direktor postaja čedalje bolj vpet v prav vse pore organizacije, odloča o vsem in čedalje več nalog prevzema sam. Skozi leta postaja čedalje bolj obremenjen z vsemi zadolžitvami, tako statutarnimi kot tudi s čisto praktičnimi opravili, kot so organizacija in izvajanje aktivnosti. Na neki točki pa spozna, da organizacija čisto preveč sloni na njem, da ne uspe opraviti tako velikega števila zadolžitev, morda celo začuti željo, da bi izpregel. Pri iskanju pomoči ali naslednika pa ni preveč uspešen, saj so se ostali navadili na tak ustaljen način dela, prav tako nihče ne čuti želje, da bi stopil v čevlje vodje, ki je postavil letvico previsoko.
Kako ukrepati?
Vprašanje ni samo, kako, ampak, tudi kdaj ukrepati. Vodje celo velikokrat izrazijo nezadovoljstvo s situacijo, a če želimo izvesti spremembo, morajo biti oni tisti, ki so prvi za. Šele ko je tak vodja zares prepričan, da tudi sam zares želi spremembo, lahko ukrepamo.
Prav tako je pomembno, kdo lahko ukrepa – zagotovo ni dovolj, da je to samo vodja, sodelovati mora najmanj celotno vodstvo organizacije, morda v kasnejšem obdobju celo širše, drugi člani in pripadniki.
- Zapišemo vse zadolžitve, ki jih je potrebno v organizaciji opraviti na treh ravneh: letni, mesečni in tedenski. Tako nastane seznam nalog, ki morajo biti opravljene.
- Naloge pregledamo in jih razdelimo na nujne – ki morajo biti opravljene, tako zaradi statuta in zakonodaje, razpisov, poslanstva in tiste, ki niso nujne.
- Naloge prav tako razdelimo na 3 časovno / težavnostne stopnje – saj ne zavzemajo vse naštete naloge enako časa in energije.
- Pogledamo v pravne akte: statut, akt o ustanovitvi in preverimo, katere so naloge, ki spadajo k funkciji vodje in jih ne more opravljati nihče drug. To so vloge in naloge, ki jih mora vodja zadržati in opravljati – razen, če se spremenijo akti.
- Ostale naloge se lahko v dogovoru razporedijo med ostale člane in pripadnike. Pri tem pazimo, da novo zadolžene ne obremenimo preveč, saj nam ne bo nič pomagalo, če bomo naloge razporedili a nazadnje ne bodo opravljene. Prav tako upoštevamo, da niso vsi za vse naloge, zato je pomembno, da nikogar ne “prisilimo” v prevzem naloge. Morda pride na tej točki do spoznanja, da ne bomo mogli več izvajati vsega, kar smo izvajali do sedaj in bomo morali kakšno aktivnost tudi opustiti ali pa v sodelovanje vključiti nove ljudi, ki bodo pripravljeni te naloge tudi izpeljati.
- Pri vsem skupaj pa je potrebno vzpostaviti dobro koordinacijo, morda za to zadolžiti konkretno osebo – ko se naloge razporedijo in jih ne opravlja več samo ena oseba, je za dobro delovanje organizacije ključno dobro komuniciranje, saj se lahko naloge navezujejo druga na drugo.
