Razpisi in projektne prijave
Kaj so razpisi in projektne prijave, kako beremo razpisno dokumentacijo in na kaj moramo paziti pri prijavah na razpise? Odgovore najdete spodaj.
Seznam razpisov
Nevladnim organizacijam priporočamo, da spremljajo aktualne razpise na spletni strani CNVOS. Stran vsebuje razpise za nevladne organizacije na vseh področjih delovanja in vseh nivojih financiranja (občinskem, regionalnem, nacionalnem, evropskem in mednarodnim).
Projektno svetovanje in mentorstvo
Iščete razpis, ki bi bil primeren za financiranje vaših dejavnosti? Se sprašujete, če je razpis pravi za vas? Iščete partnerje v Sloveniji ali tujini, s katerimi še niste sodelovali? Imate dvome glede razvoja projektne ideje? Vas mučijo posamični deli v prijavnici? Bi želeli, da nekdo preveri kakovost vaše projektne prijave preden jo oddate na razpis? Če ste vsaj na eno vprašanje odgovorili z da, se povežite z našimi projektnimi svetovalci. Za brezplačno svetovanje pišite na sticisce@nefiks.si.
Usposabljanja o razpisih in projektnih prijavah
Stičišče Središče organizira različne delavnice in webinarje na temo razpisov in pisanja uspešnih projektnih prijav. Preverite, če je trenutno kakšna odprta na strani z dogodki.
O razpisih
Razpisi so javne objave, s katerimi razpisovalci iščejo projekte ali programe, ki ustrezajo ciljem posameznega razpisa. Z razpisi sledijo svojim strateškim usmeritvam in naslavljajo problematiko v nekem okolju. Razpisovalci imajo določene proračune za naslavljanje določene problematike in v okviru teh lahko razpišejo sredstva in izberejo najustreznejše izvajalce. Z odobrenimi projekti ali programi zagotavljajo tisto, kar okolje potrebuje na določenem področju. Javni razpisi so transparentna oblika sofinanciranja organizacij ali posameznikov, ki vsem upravičenim prijaviteljem omogoča enake pogoje pri prijavi.
Nevladnim organizacijam so na voljo naslednji razpisi:
- razpisi občin: Občine večinoma enkrat letno objavijo razpise za društva in druge nevladne organizacije, ki delujejo na območju občine. Nekatere občine imajo kar skupne razpise, ki pokrivajo več področij delovanja, nekatere pa imajo ločene razpise npr. za šport, prireditve, turistična društva itd. Projekti financirani iz občinskih sredstev zadovoljujejo različne potrebe občanov in tako ustvarjajo pozitivne učinke v lokalni skupnosti. Dejavnosti so namenjene javnosti in jih lokalna skupnost prepoznava kot družbeno koristne.
- razpisi ministrstev in uradov RS (nekaj primerov po ministrstvih):
- Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti
- Javni razpis za dodelitev sredstev in izbiro izvajalca za projekt Oskrba žrtev trgovine z ljudmi – krizna namestitev
- Javni razpis za izbor izvajalcev programov socialne vključenosti
- Javni razpis za sofinanciranje programov rekreativnih, športnih in kulturnih dejavnosti org. upokojencev in del. invalidov
- Javni razpis za sofinanciranje socialnovarstvenih programov
- Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport
- Javni razpis za izbor izvajalcev letnega programa športa na državni ravni v RS
- Javni razpis za sofinanciranje programov in dejavnosti izobraževanja odraslih
- Ministrstvo za javno upravo
- Javni razpis za podporno okolje za razvoj nevladnih organizacij
- Javni razpis za razvoj in profesionalizacijo NVO in prostovoljstva
o Ministrstvo za okolje - Javni razpis za sofinanciranje projektov promocije in ozaveščanja na področju urejanja prostora in graditve
- Javni razpis za sofinanciranje projektov nevladnih organizacij, ki delujejo na področju ohranjanja narave, okolja in prostora
- Javni razpis za sofinanciranje projektov promocije in ozaveščanja na področju izvajanja Alpske konvencije
- Ministrstvo za kulturo
- Javni razpis za izbor kulturnih projektov programa, namenjenega pripadnikom nemško govoreče etnične skupine v RS
- Javni razpis za izbor kulturnih projektov na področju nepremične kulturne dediščine
- Javni razpis za izbor kulturnih projektov na področju intermedijskih umetnosti
- Javni razpis za izbor kulturnih projektov na področju romske skupnosti v Republiki Sloveniji
- Javni razpis za izbor kulturnih projektov na področju vizualnih umetnosti
- Javni razpis za izbor kulturnih projektov na področju uprizoritvenih umetnosti
- Javni razpis za izbor kulturnih projektov na področju glasbenih umetnosti
- Ministrstvo za zunanje zadeve
- Javni razpis za izvajanje mednarodnih razvojnih in humanitarnih projektov
- Javni poziv za sofinanciranje projektov, ki jih EK razpisuje za NVO iz držav članic EU ali partnerskih držav, ki delujejo na področju mednarodnega razvojnega sodelovanja in humanitarne pomoči in se financirajo iz instrumentov Unije
- Ministrstvo za zdravje
- Javni razpis za sofinanciranje programov neposredne pomoči, svetovanja in oskrbe ranljivih, ogroženih oseb, ki jih izvajajo humanitarne organizacije
- Javni razpis za sofinanciranje programov varovanja in krepitve zdravja
- Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti
- javni skladi:
- Javni sklad RS za kulturne dejavnosti
- Javni razpis za izbor kulturnih projektov na področju ljubiteljskih kulturnih dejavnosti
- Javni dvoletni razpis za izbor kulturnih projektov vrhunskih skupin na področju zborovske in folklorne ljubiteljske kulturne dejavnosti
- Javni razpis za izbor kulturnih projektov na področju različnih manjšinskih etničnih skupnosti in priseljencev v RS
- Javni programski razpis za izbor kulturnih programov na področju ljubiteljskih kulturnih dejavnosti na območju … (za posamezne občine)
- Javni sklad RS za kulturne dejavnosti
- razvojne agencije in lokalne akcijske skupine
- veleposlaništva
- Veleposlaništvo ZDA: NGO Small Grants, Cultural Grants
- Evropska komisija (centralizirani in decentralizirani programi)
- Norveški finančni mehanizem in finančni mehanizem EGP: www.norwaygrants.si, acfslovenia.si
- fundacije/ustanove
- krovne organizacije/mreže:
- Turistična zveza Slovenije (delovanje turističnih društev, prireditve …)
Za finančno stabilnost in trajnost organizacije je pomembno, da ima poleg razpisov tudi druge vire financiranja, kot so:
- materialne in finančne donacije in sponzorstva podjetij,
- materialne in finančne donacije posameznikov, donacije 0,5/1 % dohodnine,
- članarine,
- pridobitna dejavnost (prodaja proizvodov ali storitev).
Kako zgleda vaša tortica prihodkov?
Za fi nančno stabilnost in trajnost organizacije je pomembno, da ima poleg razpisov tudi druge vire fi nanciranja, kot so:
● materialne in fi nančne donacije in sponzorstva podjetij,
● materialne in fi nančne donacije posameznikov, donacije 0,5/1 % dohodnine,
● članarine,
● pridobitna dejavnost (prodaja proizvodov ali storitev).
Kako izgleda vaša tortica prihodkov?
Razpisna dokumentacija je lahko zelo obsežna in vsebuje različne dokumente, lahko pa je del dokumentacije le razpis in prijavnica. Velikokrat je obsežnost dokumentacije odvisna od velikosti razpisa oz. vrednosti projektov. Pri manjših projektih je tudi postopek prijave nekoliko poenostavljen, pri večjih pa je financer lahko bolj zahteven.
Večinoma so del razpisne dokumentacije naslednji dokumenti:
- razpis: glavni dokument z namenom, cilji, predmetom razpisa, kriteriji, pogoji in načini prijave;
- prijavnica: v njej predstavimo, problem, namen, cilje, rezultate, aktivnosti, ciljno skupino in druge vsebinske značilnosti projekta;
- finančni načrt: v njem predstavimo prihodke (različni finančni viri poleg razpisovalca) in stroške (stroški osebja, potni stroški, produkcijski stroški, posredni stroški …) projekta;
- navodila ali vodnik za prijavitelje: podajo smernice za zasnovo projektne prijave ter izpolnjevanje prijavnice in drugih razpisnih obrazcev;
- merila za ocenjevanje: lahko so del razpisa, lahko posebna priloga ali vključena v pravilnike o financiranju, povedo, kaj bo razpisna komisija ocenjevala in s koliko točkami;
- vzorec pogodbe: vključuje pomembne podatke, kot so na primer datumi poročanja, datumi predplačil in drugih nakazil ter druge pravice in obveznosti financerja in prijavitelja;
- izjava o izpolnjevanju in sprejemanju razpisnih pogojev ali častna izjava: s podpisom izjave zakoniti zastopnik potrdi, da so podatki v vlogi resnični, da organizacija prijaviteljica ni kaznovana ipd.;
- izjava o sodelovanju/partnerstvu: če projekt vključuje partnerje, je včasih potrebno priložiti tudi s strani partnerja podpisano izjavo.
Enako kot pri razpisni dokumentaciji tudi pri samem razpisu ne moremo govoriti o enotnem načinu. Vsak razpisovalec se odloči, kaj vse bo navedel v razpisu in kako bo to navedel. Nekaj elementov pa je le takšnih, ki se pojavljajo prav v vsakem razpisu, kot so na primer: ime razpisovalca in razpisa, cilji oz. predmet razpisa, višina sredstev, način prijave z rokom.
Spodaj navajamo nekaj najbolj ključnih elementov, ki jih morate dobro poznati in vas morajo voditi pri prijavi.
Ime razpisovalca
V vsakem razpisu je navedeno, kdo razpisuje, kar je pomemben podatek, saj je dobro raziskati razpisovalca, njegove strategije, pretekle razpise in izbrane projekte.
Ime razpisa
Razpisi imajo določeno ime oz. naziv, ki jih opredeljuje. Nekateri imajo tudi svojo številko, na katero se sklicujete pri vsej komunikaciji z razpisovalcem oz. sofinancerjem.
Predstavitev ozadja razpisa
Zapisano je, kako je do razpisa prišlo, s kakšnim namenom je objavljen, v katerem programu pomoči in zaradi kakšnih ugotovitev oz. okoliščin. Poročila in načrti financerja, strategije, programi in podobni dokumenti so vam lahko precej v pomoč pri utemeljitvi projekta, saj da sklicevanje na njih težo projektu.
Namen, cilji in predmet razpisa
V razpisu je določen njegov namen, cilji in predmet, kar naj predstavlja vodilo pri oblikovanju ciljev projekta. Razpisi podpirajo projekte, ki bodo dosegali cilje razpisa, kar pomeni, da morajo biti cilji projekta povsem skladni s cilji razpisa, saj bo v nasprotnem primeru projekt zagotovo zavrnjen.
Prioritete
Razpisi imajo lahko določene letne prioritete oz. prednostne naloge. Če v razpisu piše, da jih je priporočljivo upoštevati v svojem projektu, ni pa obvezno, se morate vseeno zavedati, da bodo imeli projekti, ki jih bodo upoštevali, prednost pri izbiri, se pravi, da jim bodo ocenjevalci namenili več točk, kar pri veliki količini prijav pomeni, da bodo po vsej verjetnosti zbrani tisti, ki bodo pridobili točke tudi na tem delu, torej bodo njihove projektne prijave vsebovale prioritete.
Višina sredstev za sofinanciranje projektov
Določen je proračun razpisa oziroma višina sredstev, ki jih je razpisovalec namenil za sofinanciranje projektov.
Najnižji in/ali najvišji znesek sofinanciranja
Določen je omejevalen najnižji ali najvišji znesek sofinanciranja, včasih pa kar oba (pozor: ne gre za celotno vrednost projekta, ampak za vrednost, ki jo zahtevate od razpisovalca).
Najvišji odstotek sofinanciranja
Za večino razpisov velja, da sofinancirajo projekte v določenem deležu in ne v celoti. Od razpisovalca lahko zahtevate le toliko odstotkov celotne vrednosti projekta, kot je določeno v razpisu. Če je navedeno, da je njihovo sofinanciranje projekta do 80 %, pomeni, da boste morali vsaj 20 % vrednosti projekta financirati iz drugih virov (drugega razpisa, donacij, članarin, pridobitnih prihodkov …).
Upravičenost prijaviteljev
Upravičenost prijaviteljev pomeni nabor kriterijev in pogojev, ki jih morajo izpolnjevati prijavitelji na določenem razpisu. Nekateri razpisi imajo zelo široko opredelitev, na primer »pravne osebe v Republiki Sloveniji«, kar pomeni, da se lahko prijavi vsaka nevladna organizacija, javna inštitucija, podjetje ali organizacija z drugo pravno obliko, izključeni so le posamezniki. Drugi razpisi imajo lahko zelo omejevalne kriterije, na primer »društva, ki delujejo v javnem interesu na področju okolja«.
Upravičenost stroškov
Za pripravo finančnega načrta je zelo pomembno poznati, kateri stroški so upravičeni, torej jih lahko vključite v finančni načrt in bodo sofinancirani ter kateri ne. Nekateri razpisi imajo določene pavšale za posamezne stroške oz. aktivnosti, pri nekaterih naredite finančni načrt glede na dejanske stroške, tretji kombinirajo obe možnosti. Nekateri krijejo stroške plač, drugi plače izključujejo, nekateri krijejo stroške opreme, drugi ne itd. Preverite, kateri stroški so upravičeni in če se skladajo s stroški, ki jih predvidevate v svojem projektu.
Začetek projekta in njegovo trajanje
Razpisi imajo določen časovni okvir za izvedbo projekta – kdaj se projekt lahko začne, kdaj se mora najkasneje zaključiti, kakšno je minimalno oz. maksimalno trajanje projekta v dnevih ali mesecih. Če iščete sredstva za financiranje dogodka, ki ga nameravate izvesti v maju, projekti pa se lahko začnejo šele v juniju, to ni pravi razpis za vas oz. morda lahko razmislite o prijavi dogodka v naslednjem letu.
Merila za ocenjevanje
Merila za ocenjevanje so lahko del razpisa, lahko pa so razpisni dokumentaciji priložena kot poseben dokument. Z merili za ocenjevanje razpisovalec seznani prijavitelje s kriteriji, na podlagi katerih bodo ocenjene njihove vloge. Merila za ocenjevanje so zelo koristen del razpisne dokumentacije in morajo biti vodilo vsakemu, ki pripravlja projektno prijavo, vsekakor pa je nujno vsaj ob koncu pisanja projekta preveriti, če ste zadostili vsemu, kar razpisovalci ocenjujejo oziroma če bi lahko morda kaj natančneje pojasnili ali utemeljili, da bi dobili več točk. Na podlagi meril lahko vnaprej sami izračunate okviren uspeh svoje projektne prijave ali pa daste projekt pred oddajo v pregled nekomu, ki ni tako subjektiven kot vi, saj vam bo tako namenil realne točke in vam dal priporočila, kaj dopolniti, da bi prejeli več točk.
Način prijave
Razpisovalec določi, kaj vsebuje popolna prijava, kako mora biti pripravljena in do kdaj oddana. Razpis lahko na primer določa, v katerem jeziku mora biti prijava napisana, kateri dokumenti so obvezni del popolne prijave, kako mora biti prijava natisnjena in vezana, v koliko izvodih oddana in podobno. Včasih je treba priložiti dodatno dokumentacijo, ki potrjuje izpolnjevanje pogojev ali zapisane podatke v prijavi, kot na primer bilance, statut ali kakšen drug dokument vaše organizacije. Natančno si poglejte seznam dokumentov, ki jih morate oddati, saj pri nekaterih razpisih ne dobite možnosti za dopolnitev vaše vloge. Določen je tudi rok za prijavo, torej datum, do katerega morate pripraviti projektno prijavo in jo oddati na način, ki je določen v razpisu. Skušajte se organizirati tako, da prijave ne boste oddajali zadnji dan ali celo v zadnjih minutah. Vse prevečkrat se je že zgodilo, da so bile prijave zavržene, zaradi tega, ker so bile prepozno vložene.
Prijavnica je najpomembnejši del projektne dokumentacije, ki vsebuje opis organizacije in projekta. Večinoma je v prijavnici zajeta vsebina projekta, lahko pa vsebuje tudi finance. Finančni načrt je sicer najpogosteje ločen del projektne dokumentacije. Prijavnice se med seboj zelo razlikujejo, nekatere so kratke in preproste za izpolnjevanje, druge daljše in zahtevnejše. V nadaljevanju predstavljamo nekaj pomembnejših delov prijavnice.
Podatki o prijavitelju in partnerjih
Navesti je treba vse zahtevane podatke o organizaciji, ki prijavlja projekt, in vse organizacije, ki bodo pri projektu sodelovale v vlogi partnerja ali podizvajalca. V tem delu je pomembno prikazati kapacitete prijavitelja za vodenje in izvedbo projekta, to so sredstva, ki jih ima na razpolago – kadri, oprema, nepremičnine, letni proračun ipd. Navesti je treba tudi njegove izkušnje s podobnimi projekti, predvsem projekte, ki jih je organizacija izvedla v zadnjih letih in se nanašajo na področje, ki ga pokriva razpis. Pri partnerskih oziroma konzorcijskih projektih je treba poleg prijavitelja predstaviti tudi ostale sodelujoče organizacije. Prikazati je treba smiselnost partnerstva, zakaj so se povezale ravno te organizacije, kako se med seboj dopolnjujejo, kako bodo prispevale k projektu ipd. Pri nekaterih razpisih je potrebno navesti tudi vodjo projekta in njegove reference, včasih pa je treba navesti še reference drugih ključnih sodelavcev projekta.
Naslov projekta
Bodite kratki in jedrnati! Hkrati pa z naslovom nakažite bistvo projekta. Z nekaj besedami morate pritegniti razpisno komisijo, kasneje, po odobritvi, pa tudi medije, ciljne skupine, končne uporabnike in druge deležnike projekta.
Bodite kreativni! Naj bo izbira naslova projekta skupno delo sodelavcev. Zapišite nekaj ključnih besed, ki opisujejo vaš projekt. Nato te besede uporabite pri oblikovanju naslova. Lahko jih oblikujete več in na koncu izberete najboljšega.
Povzetek
Kaj napisati v povzetku, pove že sama beseda: kar ste napisali v besedilu, morate povzeti. Kljub temu da se sliši preprosto, pa je več deset strani včasih težko povzeti v enem odstavku oziroma nekaj sto besedah. Povzetek vedno pripravite na koncu, ko je napisano vso besedilo.
Pri pisanju povzetka se držite načela, da zajamete bistvene informacije projekta. Na kratko je treba predstaviti vse, kar je zapisano v preostalih delih prijavnice, najpomembnejši pa so cilji in rezultati, aktivnosti, ciljne skupine in trajanje projekta.
Opis projekta
Projekt opišete tako, da pojasnite problematiko, ki jo naslavljate, ter prikažete rešitve, ki jih boste ponudili ciljni skupini oziroma uporabnikom. Cilji, rezultati, aktivnosti in ciljne skupine so v tem delu najpomembnejši. V poglavju Od ideje do projekta navajamo, kako jih opredeliti.
Razširjanje in koriščenje projekta
Razširjanje pomeni širjenje informacij o uspehu projekta na čim širši ravni. Za učinkovito razširjanje je pomembno, da se že v začetku pripravi načrt, ki vključuje zakaj, kaj, kako, kdaj, za koga in kje bo potekal proces širjenja rezultatov, tako med projektom kot po zaključku. Opišite možnosti ponavljanja in razširjanja projekta ter njegovih rezultatov.
Koriščenje pomeni, kako se bodo rezultati projekta uporabljali oziroma koristili. Financer želi videti maksimiran potencial financiranih aktivnosti, uporabnost rezultatov tudi po zaključku projekta, in sicer ne le v organizacijah, ki so sodelovale pri projektu, temveč tudi širše. Velika prednost je, če se rezultati lahko prilagodijo potrebam drugih koristnikov oziroma jih lahko prenesejo na druga področja ali v drugo okolje.
Trajnost projekta
Trajnost se kaže v zagotavljanju obstoja rezultatov in koristi za koristnike projekta po njegovem zaključku, ko je dotok finančnih sredstev že prekinjen. Pri trajnosti financerje zato zanima, kaj se bo dogajalo z rezultati projekta po njegovem zaključku. Ocenjuje se, ali se bo pozitiven izid projekta ohranjal dolgoročno ter ali bodo rezultati imeli dolgoročen vpliv.
V prijavnici prikažete, kako bo organizacija v času projekta poskrbela za kadrovske, finančne in tehnične pogoje za nadaljnji razvoj dejavnosti oziroma za nadaljevanje aktivnosti, kako bodo aktivnosti financirane po zaključku projekta, kdo jih bo izvajal in kako. Pomembno je prikazati, če bo imel projekt podporo na lokalni, regionalni ali državni ravni po zaključku projekta, če je možen prenos lastništva projekta na lokalno organizacijo ipd. Prav tako pojasnite, če obstaja verjetnost ponovitve ali prenosa projektnih rezultatov.
Inovativnost oz. inventivnost projekta
V tem delu utemeljite, kako predlagani projekt prinaša nove rešitve, ki presegajo obstoječo prakso na izbranem področju. Gre za novo idejo ali reševanje problema na nov način. Bodite konkretni pri predstavljanju, katere prakse nadgrajujete in v kakšni smeri. Inventivnost pomeni tudi prenos praks iz drugih okolij in predlogi novih pristopov pri izvajanju že uveljavljenih dejavnosti. Inventivnost lahko pojasnite s stališča prijavitelja/partnerstva, okolja delovanja, novih dejavnosti ipd.
O projektnih prijavah
Prijava na razpis oz. pisanje projekta je ena težjih nalog, ki jih imamo nevladniki. Vendar pa je to naloga, kateri se ne moremo izogniti. Temelj za dolgoročni uspeh je vsekakor način pisanja projekta, upoštevanje razpisnih ciljev, pogojev in navodil ter razumevanje temeljnih elementov, ki jih vsebuje vsaka prijavnica na razpis.
Pisanje projektne prijave ni naloga za eno osebo, vključeni naj bodo sodelavci, prostovoljci, zunanji strokovnjaki. Le skupaj lahko zasnujete in napišete kakovostno projektno prijavo, ki bo naredila dober vtis na razpisno komisijo.
Razvoj projekta – Teorija spremembe
Pri načrtovanju oziroma razvijanju projekta lahko uporabite različna orodja, ki vam bodo v pomoč. En od takih je preprost koncept oziroma miselni okvir, ki ga večina ljudi uporablja v svojih življenjih. Teorija spremembe (Theory of Change) naslavlja predpostavke o tem, kaj želite ali pričakujete, da se bo zgodilo, in testira te predpostavke z namenom, da ugotovite, če držijo. S pomočjo tega koncepta lahko organizacija načrtuje potrebne korake, ki vodijo k želeni družbeni spremembi. Orodje je primerno za vse organizacije, ki razvijate in ponujate programe, projekte in produkte, ki ustvarjajo pozitivni družbeni učinek.
Teorija spremembe je največkrat predstavljena v obliki diagrama. V prvem koraku morate premisliti, kaj želite doseči, kakšne ovire lahko predvidite in kakšna dokazila imate v podporo vašim predpostavkam. Pri oblikovanju teorije spremembe je treba vključiti vse oziroma čim več tistih, ki bodo vključeni v realizacijo spremembe.
Določiti morate cilje projekta in vaš končni cilj, namen projekta. S tem opišete spremembo, ki jo želite videti pri ciljnih skupinah oziroma uporabnikih. Šlo naj bi za dolgoročno spremembo, pomembno za izbrane uporabnike in realistično za izvedbo. Sedaj premislite o ovirah na poti do končnega cilja, hkrati pa tudi, kako lahko vaš projekt doseže ta cilj.
Odločiti se morate, kateri so najboljši načini in metode za doseganje cilja. Ali imate morda kakšno potrditev, izkušnje, da so ti načini in metode učinkoviti in uspešni v podobnem kontekstu? Kakšne rezultate želite doseči? Kakšna bo specifična sprememba, ki bo nastala kot neposreden rezultat projekta? So morda tudi drugi, ki izvajajo podobne dejavnosti? Jih je morda smiselno vključiti kot partnerje ali graditi na njihovih izkušnjah?
Kaj bodo takojšnji rezultati vašega projekta – proizvodi in storitve (outputs)? Kako se povezujejo v smeri doseganja srednjeročnega rezultata/spremembe – izida (outcome)? Izberite tiste proizvode in storitve, ki so potrebni za dosego izida.
Razmislite, kakšne aktivnosti boste morali izvesti v podporo doseganju takojšnjih rezultatov – proizvodov in storitev. Hkrati opredelite, kakšni vložki (sredstva) bodo potrebni za izvedbo aktivnosti.
Če za vaše načine oziroma načrtovane metode dela ni dokazov o učinkovitosti in uspešnosti, kako veste, da bodo delovali? Dobro opišite, kako en nivo izvedbe vpliva na doseganje naslednjega in tako potrdite domnevo, da boste na ta način dosegli spremembo oziroma končni cilj, ki ste si ga zastavili.
Razmislite tudi o okolju, v katerem boste izvajali projekt. Kateri notranji in zunanji dejavniki morajo biti zagotovljeni na vsakem nivoju procesa spremembe? Kako se boste spopadli z zunanjimi dejavniki, ki so izven vaše kontrole?
Ne pozabite določiti kazalnikov za vrednotenje projekta oziroma oceno teorije spremembe.
Kaj je potrebno za dobro projektno prijavo?
Imate okvirno idejo za projekt? Želite reševati prepoznano problematiko? Ste prepričani, da je ideja prava? Ne začnite pisati projektne prijave dokler ne razčlenite ideje, naredite potrebnih analiz in raziščete preteklih podobnih projektov. Predstavite jo tudi drugim, sodelavcem ali neodvisnim, tretjim osebam, ki imajo bolj nevtralen pogled. Pri oblikovanju oziroma razvoju ideje naj sodeluje več oseb. Nato zanjo poiščite primeren razpis. Prvi in drugi korak se v praksi velikokrat tudi zamenja, saj se na podlagi določenega razpisa lahko pride do ideje, ki se jo nato razvija. Razpisi so objavljeni na spletnih straneh razpisovalcev, v uradnih listih in drugih medijih, seznami odprtih razpisov pa so objavljeni tudi na različnih spletnih straneh podpornih organizacij.
Deležnik (stakeholder) je vsakdo, ki ima kakršenkoli delež pri projektu. Lahko je oseba ali organizacija, na katero bo projekt vplival, ali pa bo ona vplivala na projekt. Analiza deležnikov je proces ugotavljanja, kdo je oz. bi lahko bil v projekt vključen in na koga vpliva oz. bo vplival. Zaradi doseganja rezultatov in ciljev projekta je pomembno, da vse te osebe in organizacije predvidite in pravilno naslovite. Najprej jih morate prepoznati, nato določiti njihovo pomembnost, moč in interes, na koncu pa izbrati najpomembnejše, med katerimi poiščete tudi projektne partnerje.
Priporočljivo je izbrati takšne partnerje, pri katerih smo prepoznali veliko pomembnost, torej veliko moč in močan interes za sodelovanje pri aktivnostih, ki jih predvidevamo. Partnerji naj bodo vključeni že v načrtovanje projekta, saj ga bodo le tako zares »posvojili«. Njihova vloga in doprinos k projektu morata biti jasna, naloge pa ustrezno ovrednotene. Le tako bodo člani razpisne komisije prepoznali dodano vrednost partnerstva in vam namenili točke.
Vsak projekt ima svojo ciljno skupino in uporabnike, torej tiste osebe, na katere bo imel projekt vpliv in so na tak ali drugačen način vključene vsaj v izvedbeno fazo projekta, še bolje pa jih je vključiti že v fazo načrtovanja. Vprašati se moramo, za koga bomo izvajali projekt. Poleg neposrednih ciljnih skupin in uporabnikov, moramo prepoznati tudi posredne, Najpomembnejše je, da so predstavniki ciljne skupine neposredno vključeni, da imajo koristi od projekta ter da so koristi merljive in otipljive. Neposredne ciljne skupine so neposredni koristniki aktivnosti, torej tisti, ki so vključeni v projekt, posredne pa tiste, ki bodo čutile vpliv projekta, kljub temu, da niso bile neposredno vključene, kot na primer sodelavci, otroci staršev ali učiteljev, ki so se udeležili usposabljanj.
Ciljno skupino je treba natančno opredeliti in opisati. Pomembne značilnosti so lahko starost, spol, izobrazba, geografska lokacija, poklic, narodnost ipd. Navesti je treba tudi število posameznih oseb in/ali organizacij.
S projektom želimo nasloviti določene probleme oz. potrebe. Preučiti moramo torej problematiko v okolju, težave, s katerimi se srečujejo posamezniki, ki jih bomo naslovili, Te potrebe ciljne skupine utemeljujejo potrebo po projektu. Razpisni komisiji dokažite, da ste seznanjeni s problematiko, da ste naredili raziskavo glede potreb ter da poznate študije, strategije, nacionalne ali evropske programe, ki prepoznavajo to problematiko. Utemeljite, zakaj je pomembno, da se vaš projekt izvede.
Na podlagi identificirane problematike in aktualnega stanja iščemo rešitve, ki bi pripomogle k zboljšanju stanja, reševanju problematike, zadovoljevanju potreb ciljne skupine. Zastavimo si cilje, dolgoročne in kratkoročne, s katerimi določimo, h kakšnim spremembam želimo prispevati in kaj želimo doseči ob koncu projekta.
Dolgoročne cilje imenujemo splošni cilji oz. namen projekta. Splošni cilj mora biti povsem skladen s ciljem razpisa. Dovolj je določiti en tak cilj. Ponavadi k splošnemu cilju s svojim projektom le prispevamo in še ni dosežen ob zaključku projekta. Doseže se na podlagi več različnih projektov in programov, ki se izvajajo dlje časa. K doseganju splošnega cilja prispevajo specifični cilji oz. projektni cilji, ki pa so bolj kratkoročne narave in morajo biti doseženi ob koncu projekta. Projekt ima lahko enega ali več specifičnih ciljev (predlagamo do 5 ciljev, sicer bo velika verjetnost, da boste začeli naštevati že rezultate). Specifični cilji morajo biti čim bolj jasno opisani, merljivi (navedite kazalnike, s katerimi boste kasneje lahko izmerili, ali so bili zares doseženi), uresničljivi (ne pretiravajte z obljubami, ki jih morda ne bo možno doseči), pomembni za reševanje problematike v skupnosti in časovno omejeni.
SPECIFIČNI CILJ NAJ POVE: KAJ ŽELIMO DOSEČI, KAKO ŽELIMO TO DOSEČI, KOMU BO TO KORISTILO.
Ali je cilj dobro določen, preverimo s preprosto metodo, ki se imenuje SMART.
Da boste dosegli zastavljene cilje, boste morali najprej doseči rezultate. Tudi rezultati morajo biti, enako kot cilji, merljivi in preverljivi. Uporabite kvantitativne (številčne) in kvalitativne (kakovostne) kazalnike.
- Primer številčnega kazalnika: število udeležencev usposabljanja.
- Primer kakovostnega kazalnika: nivo pridobljenega znanja.
Navesti in opredeliti je treba vse pričakovane rezultate, kot so na primer publikacije, spletne strani, usposabljanja, usposobljene osebe ipd. Bodite zelo specifični.
Aktivnosti predstavljajo najnižji nivo projekta. So tiste naloge, ki morajo biti izvedene z vloženimi sredstvi, da se dosežejo rezultati in na podlagi tega še cilji. Nekatere aktivnosti bodo lahko vodile k rezultatu 1, spet druge k rezultatu 2 in tako naprej. Vprašati se moramo, kaj vse je potrebno storiti: pripraviti gradiva, organizirati dogodek, natisniti letake, urediti spletno stran, najti ustrezne strokovnjake, najeti prostor …
Razširjanje pomeni aktivnosti, s katerimi projekt in njegove rezultate predstavimo končnim uporabnikom, ciljnim skupinam in drugim deležnikom. Z razširjanjem projektne rezultate približamo vsem zainteresiranim javnostim. Razširjanje poteka skozi celotno trajanje projekta ter zagotavlja uporabo in trajnost projektnih rezultatov tudi po zaključku konkretnega projekta.
Proces razširjanja mora biti načrtovan skupaj z ostalimi deli projekta.
Priporočeno je, da se pripravi načrt razširjanja, katerega se držijo vsi projektni partnerji, saj morajo pri razširjanju sodelovati prav vsi, vsak s svojo vlogo oz. nalogami. V načrtu oz. strategiji naj bodo opredeljeni namen, cilji, izbrana orodja in kanali razširjanja. Vanj naj bodo aktivno vključeni tudi uporabniki in ciljne skupine, ki prav tako lahko nastopijo kot razširjevalci. Orodja in kanali so lahko spletne strani, dogodki, letaki, gradiva, obvestilniki, družbena omrežja, objave v medijih itd. Vključeni naj bodo tudi kazalniki (koliko objav, koliko oseb ipd.). Upoštevati je treba vse ciljne skupine in njihove značilnosti.
V načrt vključite KAJ, ZA KOGA, KAKO, KDAJ in KDO ter drugi VIRI.
Trajnost se kaže v zagotavljanju obstoja rezultatov in koristi za uporabnike po zaključku projekta, ko se sofinanciranje zaključi. Prikazati moramo, ali se bo pozitiven izid projekta ohranjal dolgoročno ter ali bodo rezultati imeli dolgoročen vpliv. Pojasniti moramo, ali bo imel projekt pozitivne učinke tudi po zaključku financiranja in ali bo ciljna skupina občutila te pozitivne učinke; ali bo organizacija zmožna nadaljevati projekt; kakšne priložnosti in tveganja se kažejo glede trajnostne učinkovitosti projektov (gospodarska/finančna, institucionalna, tehnična, sociokulturna in okoljska trajnost) in kako verjeten je njihov pojav; ali je npr. zagotovljeno lastništvo, vzdrževanje in upravljanje novo pridobljene infrastrukture in ali so za ta namen zagotovljena sredstva; kako bodo uporabljena pridobljena znanja ipd.
Vrednotenje, evalvacija ali ocenjevanje je proces določitve vrednosti, pomembnosti posamezne aktivnosti, politike, projekta ali programa. Vrednotijo se predvsem doseženi rezultati, cilji in učinki.
Pri načrtovanju vrednotenja je pomembno v projektni prijavi prikazati, kako bomo merili cilje in rezultate projekta, kakšne načine vrednotenja bomo uporabili, kako bomo merili in s kakšnimi kazalniki, kakšni bodo viri podatkov in dokazila glede uspešnosti projekta. Kot je razvidno spodaj iz enega od primerov meril za vrednotenje, se ocenjuje, ali prijava vsebuje primerne aktivnosti za vrednotenje ciljev in rezultatov projekta, s katerimi se preverja, če so doseženi vsi načrtovani cilji in rezultati.
Ključni odgovori, ki jih iščemo z evalvacijo so, če so bile aktivnosti izpeljane v obsegu, kot je bilo načrtovano in kako bomo to dokazali/izmerili; če je bilo doseženo načrtovano stanje kot posledica aktivnosti; če iz doseženega stanja lahko sklepamo na želeno spremembo oziroma učinek v prihodnosti; katere izboljšave, aktivnosti oziroma dejavnosti je potrebno načrtovati v naslednjih projektih, da bomo lahko dosegli želene učinke in dolgoročne vplive.
Pri vrednotenju se uporabljajo različne metode in orodja: intervju, vprašalnik, opazovanje, analiza, testi itd.
Pri oceni uspešnosti, tj. doseganja rezultatov, ciljev in učinkov, so nam v pomoč kvantitativni (številčni) in kvalitativni (kakovostni, neštevilčni) kazalniki.
Kvantitativni kazalniki povedo, kaj od navedenega je bilo uresničeno in v kakšnem obsegu. Zanima nas na primer, koliko delavnic smo izvedli, koliko oseb se jih je udeležilo ipd.
Kvalitativni kazalniki povedo, kakšna je bila kakovost izkušnje uporabnikov in ciljnih skupin. Zanima nas na primer, če so udeleženci delavnic pridobili znanje ali nove veščine.
Primeri kazalnikov:
– število dogodkov;
– število udeležencev, obiskovalcev;
– število prispevkov v mediih, število sporočil za medije;
– število prispevkov na spletni strani projekta in število ogledov;
– število gradiv, priročnikov, brošur, filmov in njihovo razširjanje (št. bralcev in gledalcev);
– število in raven doseženih sprememb politik;
– informacije o pridobljenem znanju in veščinah udeležencev;
– informacije o prenosu informacij in znanja v druge organizacije;
– informacije, prejete prek anket, intervjujev ali fokusnih skupin.
Poleg načrtovanja kazalnikov je pomembno načrtovati tudi, kako bomo pridobili podatke za oceno doseganja kazalnikov, kdaj in kdo jih bo pridobival. Viri podatkov za preverjanje kazalnikov so dokazila, ki jih lahko zbirate sami (liste udeležencev, vprašalniki pred, med in po aktivnostih itd.), ali pa že obstajajo (statistični podatki, analize, poročila).
Za projekt vedno velja, da je časovno opredeljen vsaj z začetkom in koncem. Pri daljših projektih so določeni tudi vmesni mejniki, ko se preveri doseganje rezultatov. Ponavadi se ob teh mejnikih financerju posreduje vmesno poročilo. Poleg trajanja projekta pa je pomembno tudi časovno zaporedje izvajanja aktivnosti oz. kdaj in koliko časa bo posamezna aktivnost trajala. Preprost in celovit prikaz terminskega načrta nam omogoča Ganttov diagramom, ki ob izvedbi omogoča tudi hiter nadzor nad projektnimi aktivnostmi, njihovo časovno razporeditvijo in pravočasnostjo. Diagram omogoča enostaven grafični prikaz aktivnosti, ki vključuje čas, zaporedje aktivnosti in trajanje vsake aktivnosti.
Diagram je preprosto narediti. Aktivnosti se razčlenijo in navedejo vsaka v svojo vrstico, v prvi stolpec diagrama. Ujemati se morajo z aktivnostmi, ki so navedene v delu prijavnice, namenjenemu opisu aktivnosti. V prvo vrstico se navede časovno enoto, ponavadi mesece. Če projekt traja več mesecev, lahko napišete samo prvi in zadnji mesec z besedo, ostale pa zaporedno oštevilčite. Nato morate za vsako aktivnost označiti njeno trajanje. To naredite tako, da potemnite ali obarvate celice v vrstici, kjer je navedena aktivnost, in pod meseci, v katerih bo aktivnost trajala. Če gre za partnerski projekt, se lahko v zadnji stolpec doda še izvajalca posamezne aktivnosti.
Finančni načrti v razpisih so lahko predvideni po dejanskih stroških ali po pavšalih. Priprava finančnega načrta je enostavnejša v primeru pavšalnih stroškov oz. stroškov na enoto, saj so določeni v razpisu in določimo le količino enot. Če je treba finančni načrt pripraviti glede na dejanske stroške, je treba v njem opredeliti prihodke in podrobne stroške projekta. Ključni vprašanji sta, koliko denarja boste porabili za izvedbo projektnih aktivnosti in od kod boste prejeli denar. V prihodkovnem delu navedete, koliko sredstev zahtevate od razpisovalca (bodite pozorni na najnižje in najvišje zneske, ki so določeni v razpisu) in koliko jih že imate zagotovljenih ali jih pričakujete iz drugih virov (dotacije, donacije, sponzorstva, lastna sredstva …). V odhodkovnem delu podrobno navedete vse stroške, ki jih boste imeli z izvedbo (zaposleni, potni stroški, produkcijski stroški, posredni stroški …). Ta del predstavlja vrednost vseh vaših projektnih aktivnosti, zato je bistveno, da veste, kaj boste v projektu storili, torej katere aktivnosti boste izvajali in kaj vse boste potrebovali za njihovo izvedbo.
Stroški zaposlenih so večinoma upravičeni, v določenih razpisih pa tudi ne, in sicer tako stroški vodje projekta kot drugih sodelavcev (stroški dela pri vodenju in evalvaciji, organizacija partnerskih sestankov, računovodstvo, koordinacija aktivnosti, vodenje usposabljanj …). Podrobno opredelite višino teh stroškov, saj so posebno pri mednarodnih projektih lahko kar visoki, razlikujejo pa se tudi urne postavke zaposlenih v različnih partnerskih organizacijah.
Finančni načrt ima lahko precejšen delež pri ocenjevanju projekta. Če stremite k maksimalnemu številu točk, morajo biti stroški jasni in podrobno razdelani. Ocenjevalce morate prepričati v stroškovno učinkovitost in gospodarnost. Stroški morajo biti utemeljeni glede na vsebino projekta. Upoštevani morajo biti razpisni pogoji, in sicer omejitve vrednosti projekta, določila glede upravičenih in neupravičenih stroškov in podobno.